Description de fonction

Assistant(e) administratif(ve) au secrétariat du bourgmestre. Contrat de remplacement à mi-temps.

Fonction

Reflet de l’administration communale pour le citoyen, ce poste requiert une expertise particulière en matière d’écoute et d’accueil afin de veiller à donner un sentiment constructif de l’administration

Profil

Diplôme requis

Enseignement secondaire supérieur ou assimilé OU expérience utile et dûment attestée

¨Responsabilités

Gestion de la permanence téléphonique et de l’accueil

  • Filtrage des appels, lettres, informations et visiteurs
  • Renseignements et orientation du public
  • Attention nécessaire à toute personne souhaitant adresser un message au Bourgmestre ou sollicitant une entrevue

Gestion des courriers Bourgmestre

  • 1ère lecture et transmission au Bourgmestre
  • Recherche des informations adéquates et suivi
  • Recherche des éléments de réponse, rédaction et classement des courriers
  • Suivi des courriers Polutra
  • Suivi des demandes d’autorisations en collaboration avec la police (tournages, fermetures de rue, autorisations d’exploitation…)

Support administratif et logistique

  • Préparation des dossiers pour les conférences de Bourgmestres, les réunions de la zone de police et les réunions internes
  • Classement des dossiers
  • Composition de la revue de presse de la commune
  • Gestion et organisation des célébrations des centenaires de la commune, en collaboration avec le service de l’état civil

Gestion de l’agenda Bourgmestre

  • Organisation de l’emploi du temps du Bourgmestre
  • Gestion des rendez-vous, réunions internes et externes
  • Organisation de réunions diverses
  • Gestion du fichier des rendez-vous, suivi et mise à jour

¨Compétences techniques

  • Connaissances en informatique
  • Capacités rédactionnelles, orthographe
  • Bonne maîtrise du Néerlandais, oral et écrit

¨Compétences comportementales Columbus

  • Concevoir/ Analyser
    J’identifie, étudie et traite de manière critique les différents éléments d’une situation en vue d’en comprendre le contexte / la dynamique / les liens logiques, afin d’apporter un éclairage voire de faire des recommandations
  • Coordonner / Gérer Structurer son travail
    Je définis et organise de manière cohérente les priorités et étapes nécessaires à la réalisation de mes objectifs et/ou activités.
  • Agir / S’adapter
    J’ajuste, modifie mon comportement et ma manière de travailler en fonction du contexte et des personnes, en vue de fonctionner de manière efficiente.
  • Interagir/Communiquer – Savoir Ecouter
    J’exprime un message oral de manière à ce que mon interlocuteur le comprenne. Je porte de l’intérêt à mon interlocuteur, ses émotions, ses valeurs que je cherche à comprendre tout en restant neutre.

Langue

Bonne connaissance du néerlandais

Offre

Contrat de remplacement à mi-temps. Evolution vers un temps plein

  • Publiée le:lun. 17 juillet 2017
  • Lieu: Maison communale, service du secrétariat

Commune de Watermael-Boitsfort / Gemeente Watermaal-Bosvoorde

1 Place Gilsonplein
1170 Brussels
Belgique

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Pour plus d'informations:
Appelez ANNE HIROUX
au numéro suivant: 02/6747599
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