Functieomschrijving

Administratieve secretaris Dienst Sport Gezondheid

Functie

Strategische verantwoordelijke:

Binnen het bestuur en in nauwe samenwerking met de directie (afdelingshoofd en Schepen van Sport/Gezondheid), speel ik een proactieve rol in operationalisering van de projecten mij toevertrouwd in het kader van de ontwikkelingspolitiek Sport en Gezondheid. Hiervoor interesseer ik me aan de behoeften van de bevolking.

Ik word ertoe aangezet om projecten uit te voeren met een gevarieerd publiek -en partners en ik ben in staat om me aan te passen en de opvolging te verzekeren van wat al is opgestart.

Bovendien word ik de administratieve referent voor de groeperingen in verband met het verkrijgen van subsidies bij de verschillende subsidiërende overheden.

Verantwoordelijkheden

  • Project management:
    • Projecten voortzetten en/of instrueren die in het jaarlijkse en/of meerjarige beleid passen: identificatie van de behoeften en strategische partners, van de middelen, maar ook: definitie, planning, nodige evaluatiemechanismen , communicatie van de voortgang statussen, evaluatie.

Het geldt ook voor o.a. de beweging « sport voor iedereen » (ADEPS/BLOSO) beheerd door de gemeente.

  • Partner in de gevoerde acties door andere sport en/of gezondheid groeperingen, die door deze worden opgestart, waar de gemeente, door zijn expertise, een rol van advies, PR en promotor van de sportactiviteiten zou kunnen spelen.
  • Alléén of in samenwerking de uitoefening van sport en welzijn (gezondheid) onder al zijn vormen bevorderen via alle netwerken en media.
  • Beheer van het meerjarenplan van de sportinfrastructuren.
  • Bepaling van de doelstellingen, organisatie, planning en opvolging van het beleid in verband met speelpleinen en dit in samenwerking met de dienst van jeugd en onderwijs, met inbegrip van Communicatie van de voortgangsrapporten en evaluatie van de acties.
  • Technisch beheer
    • Controle en opvolging van de speelpleinen en onderhoud in samenwerking met de diensten van jeugd en Openbare werken.
  • Financieel beheer
    • In samenwerking met de hiërarchie, de noodzakelijke begrotingen opstellen en opvolgen ter implementatie van de projecten en hun opvolging verzekeren;
    • Zoeken van subsidies;
    • Referentiepersoon in het doorgeven van subsidiemogelijkheden aan de verenigingen.
  • Communicatie
  • Alléén of in samenwerking voor de promotie van sport en welzijn (gezondheid) onder al zijn vormen via alle netwerken en media;
  • Doorgeven van de gegevens aan de Dienst Communicatie die een verbandhouden met de toevertrouwde projecten.
  • Secretariaat van de diensten Sport en Gezondheid
  • Contact met de burgers
    • Ontvangst
    • Verstrekking van informatie
    • Doorwijzing van het publiek naar de betrokken medewerkers
    • Telefonische permanentie
  • Administratieve taken
    • Opstellen van de briefwisseling van de dienst
    • Opstellen van de rapporten voor het College
    • Opstellen en opvolgen van de deliberaties voor College en Raad
    • Overheidscontracten (bestelbonnen, uitwerking en opvolging van de lastenboeken)
    • Samenstelling en update van de administratieve dossiers
    • Opstellen van de overeenkomsten met de partners;
    • Opstellen van de verslagen van de vergaderingen en van de activiteiten.

Profiel

Vereiste Diploma:

Diploma graduaat - Bachelor

Technische bevoegdheden:

  • Beheersing van het projectmanagement;
  • Redactioneel gemak;
    • Goede informaticakennis (Word, Excel, Photoshop, nieuwe media…) en beheersing van de nieuwe media;
  • Kennis betreffende Overheidscontracten;
  • Kennis betreffende budgettaire boekhouding;
  • Goede kennis van de interne werking van het bestuur
  • Opleiding van de geldende wetgeving voor de speeltuinen
  • Scherpe kennis van de rol en taken van elk lid van de dienst

Gedragsbevoegdheden:

  • Ontwerpen - Analyseren

« Ik identificeer, bestudeer en behandel op kritische wijze de verschillende elementen van een situatie om de context/dynamiek/de logische banden ervan te begrijpen om klaarheid te kunnen brengen en zelfs aanbevelingen te doen ».

  • Ontwerpen – Ontwikkelen van een visie

« Ik plan situaties/acties om de werking van de organisatie te optimaliseren en om zijn strategische doelstellingen na te streven».

  • Coördineren - Beheren - Zijn werk structureren (capaciteit om veelvoudige dossiers te beheren)
    « Ik bepaal en organiseer op coherente wijze de noodzakelijke prioriteiten en etappes voor de implementatie van mijn doelstellingen en/of activiteiten».
  • Interageren - Samenwerken

«Ik werk met anderen aan de realisatie van doelstellingen. Ik deel de hulpbronnen en handel op solidaire en ondersteunende manier».

  • Handelen met integriteit en professionalisme

« Ik heb voeling met de openbare dienst en eerbiedig de grote principes ervan. Ik handel met inachtneming van goede beroepspraktijken. Ik zie toe op de voorrang van het algemeen belang op de bijzondere belangen ».

  • Interageren - Een netwerk bouwen

« Ik knoop professionele banden aan met de persoon in staat om me te helpen mijn doelstellingen te verwezenlijken en een gunstig resultaat op lange termijn voor alle partijen te creëren».

Aanbod

  • Contract met onbeperkte termijn
  • Dienstregeling van de maandag tot vrijdag
  • Soms avond- en weekend prestaties

Taal

SELOR Artikel 8-9 §1

  • Online op:ma 13 februari 2017
  • Locatie: Gemeente Watermaal-Bosvoorde Administratieve diensten

Commune de Watermael-Boitsfort / Gemeente Watermaal-Bosvoorde

1 Place Gilsonplein
1170 Brussels
België

Interesse?

Voor meer informatie:
Bel ANNE HIROUX
op het nummer: 02/6747599
Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]