Functieomschrijving

Administratieve assistent(e). Secretariaat van de burgemeester. Halftijds vervangingscontract.

Functie

De weerspiegeling van het gemeentebestuur voor de burger, deze post vereist een bijzondere expertise inzake beluisteren en ontvangst teneinde ervoor te zorgen een constructief gevoel van het bestuur te geven

Profiel

Vereist diploma

Hoger Secundair Onderwijs of gelijkgesteld OF nuttige ervaring met naar behoren getuigschrift

Verantwoordelijkheden

Beleid van de telefonische permanentie en de ontvangst

  • Filtreren van de oproepen, brieven, informatie en bezoekers
  • Inlichtingen en oriëntatie van het publiek
  • Noodzakelijke aandacht voor iedere persoon wensend een bericht te richten aan de Burgemeester of verzoekend een onderhoud

Beleid van de post van de Burgemeester

  • 1ste lezing en overdracht aan de Burgemeester
  • Onderzoek naar de adequate informatie en opvolging
  • Onderzoek van de antwoord elementen, opstellen en klasseren van de post
  • Opvolging van de Polutra briefwisseling (Politie, Urbanisme en Openbare Werken)
  • Opvolging van de vergunningsaanvragen in samenwerking met de politie (opnames, straatsluitingen, exploitatie vergunningen …)

Administratieve en logistieke steun

  • Voorbereiding van de dossiers voor de Conferenties van Burgemeesters, de vergaderingen van de zone van politie en de interne vergaderingen
  • Klassement van de dossiers
  • Samenstelling van het persoverzicht van de gemeente
  • Beleid en organisatie van de vieringen van honderdjarigen van de gemeente, in samenwerking met de dienst van de burgerlijke stand

Beleid van de agenda van de Burgemeester

  • Organisatie van de tijdsbesteding van de Burgemeester
  • Beleid van de afspraken, interne en externe vergaderingen
  • Organisatie van verschillende vergaderingen
  • Beleid van het afspraak bestand, opvolging en update

Technische Bevoegdheden

  • Kennis in informatica
  • Redactionele capaciteiten, spelling
  • Goede beheersing van het Nederlands, mondeling en schriftelijk

Gedragscompetenties

  • Ontwerpen Analyseren
    Ik identificeer, bestudeer en behandel de diverse elementen van een situatie op kritische wijze om er de context / de dynamiek /de logische verbanden van te begrijpen en zo te verduidelijken of zelfs voorstellen te doen.
  • COORDINEREN/BEHEREN Eigenwerk structureren
    Ik bepaal en organiseer op samenhangende wijze de prioriteiten en de stappen die nodig zijn voor de verwezenlijking van mijn doelstellingen en/of activiteiten.
  • Handelen Zich aanpassen
    Ik pas mijn gedrag en mijn werkwijze aan de context en aan de personen aan, om efficiënt te kunnen functioneren.
  • WEDERZIJDS BEINVLOEDEN Communiceren + Actief Luisteren
    Ik geef mijn mondelinge mededelingen op een wijze die door mijn gesprekspartner kan worden verstaan Ik toon belangstelling voor mijn gesprekspartner, voor zijn gevoelens en zijn waarden, die ik, steeds neutraal blijvend, probeer te begrijpen.

Taal

Goede kennis van de tweede taal

Aanbod

Halftijds vervangingscontract . Mogelijk evolutie naar een voltijds.

  • Online op:ma 17 juli 2017
  • Locatie: Gemeentehuis, dienst secretariaat

Commune de Watermael-Boitsfort / Gemeente Watermaal-Bosvoorde

1 Place Gilsonplein
1170 Brussels
België

Interesse?

Voor meer informatie:
Bel ANNE HIROUX
op het nummer: 02/6747599
Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]