Le service du personnel recrute un.e assistant.e administratif.ve Niveau C, contrat à durée indéterminée, temps plein (offre expirée)

La société

Au sein de l'administration de Watermael-Boitsfort le recrutement est effectué sur base des compétences et des qualités humaines indépendamment de l'âge, du genre, de l'orientation sexuelle, de l'origine ou du handicap.

Fonction

• Missions du service :

Le service du personnel et de la formation a pour mission d’engager, d’orienter et de rémunérer le personnel de l’administration communale afin qu’ils puissent exécuter leurs tâches au sein de leur entité, trouver des formations en fonction de leurs compétences et des objectifs opérationnels déterminés lors de la réalisation du profil de fonction (Columbus).

Profil

- Missions de l’agent :

Etre l’interface entre les agents contractuels et les mutuelles dans le cadre du suivi des demandes d’indemnités. Apporter une aide au bon fonctionnement du service et à mes collègues. Ecouter et relayer les demandes des membres du personnel.

Diplôme requis : CESS

- Responsabilités :

• • Gestion d’équipe :
    • Circulation des informations nécessaires à l’intérieur de l’équipe

• • Gestion financière :
    • Etablissement des prévisions des quotes-parts à payer sur les pensions
    • Etablissement et suivi des bons de commande
    • Enregistrement des factures
    • Suivi des frais de déplacement du personnel enseignant
    • Suivi du budget gestion des risques et surveillance de santé

• Gestion administrative du personnel statutaire et contractuel
• Gestion administrative des jours de maladie, des repos d’accouchement et des accidents de travail

• Etablissement des feuilles de maladie des agents contractuels
• Concertation avec les mutuelles
• Convocation des agents statutaires au Centre de Santé administratif
• Participation à la rédaction des dossiers accidents de travail en ce qui concerne les données salariales
• Gestion des rendez-vous, convocation à la médecine du travail et vaccination.

• Gestion des subsides ONE

• Etablissement des fiches trimestrielles et des dossiers de subsidiation

• Gestion des candidatures

• Tri et réponse aux candidatures spontanées
• Présélection des candidatures pour les divers recrutements

• Gestion des archives

• Transfert des dossiers actifs vers les archives
• Mise à jour d’un état des lieux des archives

• Support administratif et logistique
• Rédaction d’attestations et de courriers
• Etablissement de convocations examens et négociations syndicales
• Economat du service
• Classement
• Copies
• Envoi des fiches de paie

• Compétences techniques :
• Connaissances informatiques
• Précision dans le travail
• Selor article 8

• Compétences comportementales Columbus :
• CONCEVOIR
• Trouver des solutions

« Je mobilise des ressources afin de faire face à un problème »

• Face à un problème je prends le temps d’analyser la situation, (causes, obstacles, impact)
• Je fais part aux personnes concernées des situations pouvant causer des problèmes
• Je fais des propositions d’amélioration / de solutions innovantes à la hiérarchie
• Je suis capable d’impliquer les autres pour résoudre un problème

• COORDONNER/GERER
• Structurer son travail

« Je définis et organise de manière cohérente les priorités et étapes nécessaires à la réalisation de mes objectifs et/ou activités »

• J’organise mon temps de travail en concertation avec l’équipe
• J’ai une vision synthétique et globale de l’ensemble des activités dont j’ai la responsabilité
• Je détermine quelles sont mes tâches prioritaires

• AGIR
• Agir avec intégrité

« J’ai le sens du service public et en respecte les grands principes. J’agis dans le respect des normes de bonnes pratiques professionnelles. Je veille à la primauté de l’intérêt général sur les intérêts particuliers »

• J’adopte une attitude neutre/impartiale face à mon interlocuteur
• Je me montre serviable et réagis rapidement aux demandes de mes collègues/usagers
• Je respecte et applique avec loyauté les règles, procédures, consignes et décisions
• Je respecte les règles de confidentialité et me conforme à la législation relative à la protection de la vie privée

• INTERAGIR
• Savoir écouter

« Je porte de l’intérêt à mon interlocuteur, ses émotions, ses valeurs que je cherche à comprendre tout en restant neutre »

• Je fais preuve de courtoisie, politesse et amabilité
• Je mets mon interlocuteur à l’aise en lui témoignant du respect
• Je reformule la demande mon interlocuteur pour m’assurer que j’ai bien compris

Langue

Bilingue fr/nl

Offre

Contrat à durée indéterminée