(Offre expirée) Secrétaire académie de musique - contrat de remplacement de 12 mois.

La société

Au sein de l'administration de Watermael-Boitsfort le recrutement est effectué sur base des compétences et des qualités humaines indépendamment de l'âge, du genre, de l'orientation sexuelle, de l'origine ou du handicap.

Fonction

Mission générale du service / Académie

La commune est le Pouvoir Organisateur de l’Académie de Musique et des Arts de la Scène, qui relève de l’ESAHR (Enseignement Secondaire Artistique à Horaire Réduit), subventionné par la Communauté française. L’Académie organise des cours dans les 3 domaines suivants : musique (396 périodes/semaine, arts de la parole et du théâtre (39 périodes/semaine) et danse (15 périodes/semaine)).

Ces cours sont dispensés à 900 élèves par 55 professeurs.

Profil

Mission de la fonction

En soutien à la direction, je suis chargé(e) de l’accueil et contribue au bon fonctionnement administratif. Je représente la commune en donnant une bonne image et en assurant un service de qualité.

Titres et /ou expériences requises

C.E.S.S. ou titre de compétence professionnelle correspondant à la fonction

Activités

• Assurer l’accueil
• Accueillir, informer et orienter ;
• Gérer les appels téléphoniques et mails ;
• Prendre note des demandes et les transmettre ;
• Réceptionner, vérifier et dispatcher les livraisons ;
• Faire le lien entre le corps professoral et les élèves.

• Assurer un support administratif

• Rassembler les documents/ informations nécessaires à la préparation et au traitement de dossiers ;
• Transmettre les documents avec le service de l’Enseignement (motorisation souhaitée) ;
• Créer, suivre et actualiser les dossiers dans le respect des délais ;
• Gérer les dossiers élèves et professeurs (+/- 55 professeurs et 900 élèves) ;
• Elaborer, rédiger et diffuser documents/fichiers, programmes, affiches, flyers ;
• Gérer le courrier/-iel ;
• Gérer les agendas ;
• Actualiser le site internet ;
• Classer et archiver les documents /données.

• Assurer un support logistique

• Gérer les commandes ;
• Gérer la réservation des salles, accords des pianos, instruments, communication, billeterie ;
• Assurer la maintenance de la photocopieuse-scanner ;
• Participer activement au plan d’évacuation.
• Collaborer avec l’équipe
• Participer activement aux réunions et aux concerts/spectacles et évaluations (flexibilité horaire et disponibilité en soirée et le week-end).

Compétences comportementales

• Structurer son travail : je définis et organise de manière cohérente les priorités et étapes nécessaires à la réalisation de mes objectifs et/ou activités.
• S’adapter : j’ajuste, modifie mon comportement et ma manière de travailler en fonction du contexte et des personnes, en vue de fonctionner de manière efficiente.
• Travailler orienté résultats : je mets de l’énergie et me montre déterminé(e) à réaliser mes objectifs avec le souci constant de la qualité.
• Gérer ses émotions : je réagis de façon constructive à une situation problématique/une contrainte/une pression ou à une situation que je vis comme telle, afin de poursuivre ma mission.
• Communiquer : j’exprime un message oral de manière à ce que mon interlocuteur(trice) le comprenne.

Compétences Techniques

Réglementations / Législations

Circulaires de la FWB relatives à l’ESAHR

Méthodologies / Procédures internes

Règlements d’ordre intérieur

Procédures internes

Méthode de classement et d’archivage

Aptitudes techniques

Technique d’accueil

Gestion des comptes (niveau de base)

Applications bureautiques : Suite MS Office, Outlook, Internet

Logiciels spécifiques : Acaweb, Wordpress

Techniques d'expression écrite

Techniques de rédaction

Règles d’orthographe et de grammaire

Langue

Cadre unilingue francophone

Offre

Le service recherche un candidat dans le cadre d'un contrat de remplacement (12 mois)

L'horaire : 21h/semaine reparties sur 3 jours, prestations attendues entre 10h et 21h

Chèques repas

Abonnement stib, remboursement des abonnements de transports

Deuxième pilier de pension

Entrée en service le fin août.