(offre expirée) Le service de l'enseignement recherche un.e assistant.e administratif.ive - convention premier emploi.

La société

Au sein de l'administration de Watermael-Boitsfort le recrutement est effectué sur base des compétences et des qualités humaines indépendamment de l'âge, du genre, de l'orientation sexuelle, de l'origine ou du handicap.

Fonction

Missions du service

Le service Enseignement-ATL organise et coordonne le développement et le fonctionnement de 5 écoles communales (1185 élèves) et de 2 académies (1863 élèves).

Le service assure le bon suivi des réglementations de la Fédération Wallonie-Bruxelles et de l’ONE, le recrutement et la gestion administrative des dossiers des membres du personnel enseignant et non-enseignant (+/- 275), la gestion du budget du service, l’organisation des repas scolaires et des transports scolaires, la location des locaux scolaires, l’organisation de l’accueil extrascolaire dans les écoles communales et le développement de l’Accueil Temps Libre sur l’ensemble de la commune.

Profil

Mission de la fonction

Je collabore avec le service de l’Enseignement et j’aide plus spécifiquement les matières liées à la logistique (bus scolaires et occupation des locaux). Je travaille en collaboration directe avec les écoles, les académies et les partenaires internes et externes. Je représente l’Administration communale. Par mon travail, je contribue à la qualité de l’enseignement communal.

Titres et /ou expériences requises

C.E.S.S.

Convention premier emploi = - de 25 ans

Responsabilités

• Gestion d’équipe (au sein du service et dans le cadre de la collaboration avec les écoles)
• Circulation des informations nécessaires à l’intérieur de l’équipe
• Communication de tout problème rencontré au sein du service
• Formulation de propositions d’amélioration du service
• Participe à la création d’un climat de travail motivant et convivial

• Gestion budgétaire

• Contact avec les fournisseurs et prestataires
• Dispatching des factures
• Vérification des articles et du disponible
• Gestion de dossiers en interaction avec le service des Finances
• Recherche, prospection et soutien pour le service Enseignement en vue de la réalisation des marchés (Demandes d’offres et de devis)
• Etablissements des bons de commande

• Gestion logistique

• Gestion du bus scolaire :

• Réalisation des plannings
• Contacts réguliers avec le chauffeur
• Location de bus

• Gestion des locations de gymnases et locaux scolaires :

• Réaliser les grilles d’occupation
• Gérer les demandes et les renouvellements

• Gestion administrative du service :

• Traitement et suivi de dossiers administratifs
• Soutien et polyvalence (courriers, classement, archivage, inscriptions)
• Accueil et renseignements des visiteurs
• Collaboration et soutien inscriptions scolaires

Compétences techniques

• Réglementations- Contexte interne

• • • Connaissance de l’administration et de son fonctionnement
    • Connaissance des structures et des réglementations en lien avec les matières traitées

• Connaissances informatiques
• Suite Office
• Applications locales et spécifiques au domaine de l’enseignement
• Connaissances linguistiques
• Selor article 8
• Expression orale et écrite
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Capable de s’exprimer dans un langage clair

Compétences comportementales :

• COORDONNER/GÉRER STRUCTURER SON TRAVAIL

Je définis et organise de manière cohérente les priorités et étapes nécessaires à la réalisation de mes objectifs et/ou activités.

• CONCEVOIR- Analyser

J’identifie, étudie et traite de manière critique les différents éléments d’une situation en vue d’en comprendre le contexte/la dynamique/les liens logiques, afin d’apporter un éclairage voire de faire des recommandations

• INTERAGIR- Communiquer + Ecouter
  J’exprime un message oral de manière à ce que mon interlocuteur le comprenne.

Je porte de l’intérêt à mon interlocuteur, ses émotions, ses valeurs que je cherche à comprendre tout en restant neutre

• INTERAGIR Coopérer

Je travaille avec d’autres à la réalisation d’objectifs. Je partage les ressources et agis en me montant soutenant et solidaire.

Langue

Connaissance de la seconde langue nationale (selor Art 8)

Offre

• Salaire conforme aux barèmes communaux (Niveau C) ;
• Cadre de travail agréable ;
• Horaires flexibles (38h00/semaine) et horaire spécifique en juillet et août ;
• Régime de congés du secteur public (Le congé annuel de vacances est déterminé sur base de l’année en cours et non sur base de l’année précédente.);
• Remboursement complet des frais de transports en commun ;
• Titres repas;
• Prime de bilinguisme sur base des attestations délivrées par le SELOR.
• 2ème pilier des pensions