Administratief assistent voor loket Dienst Bevolking (Aanbieding verstreken)

Bedrijfsdetails

Bij het gemeentebestuur van Watermaal-Bosvoorde wordt de aanwerving uitgevoerd op basis van de bekwaamheden en de menselijke kwaliteiten los van de leeftijd, het gender, van de seksuele geaardheid, van de afkomst of de handicap.

Functie

De juiste ontvangst verzekeren, de aanvraag bepalen, oplossingen voorstellen aan de burger en behandelen van de documenten betreffende de dienst tot de volgende etappe van de procedure. Het bestuur vertegenwoordigen conform de wettelijke voorschriften.

Profiel

Vereist diploma en titel:

Hoger Secundair Onderwijs of geassimileerd
Selor artikel 8-9§1 (als het mogelijk is)

Verantwoordelijkheden:

• Loketwerk:
• De burger ontvangen
• Het onderwerp van de aanvragen verduidelijken
• De gegevens van de ontvangen documenten controleren
• De echtheid en de geldigheid van deze documenten controleren
• De burgers informeren betreffende de te volgen procedures of de voortuitgang van de dossiers
• Het publiek naar de andere diensten verwijzen of de documenten afleveren
• Verschillende documenten bijwerken, archiveren en klasseren
• De persoonlijke kennis in wetgevende of reglementaire materie actualiseren.

• Administratieve taken:

• Beheer van dossiers (overlijden, huwelijk, echtscheiding, nationaliteit, geboorten, adoptie, begraafplaats…)
• Opstellen van de akten van de Burgerlijke stand
• Opstellen van de briefwisseling (burgers, begrafenisondernemer, Procureur des Konings… )
• Opstellen van rapporten voor het College

• Verkiezingen:

• Voorbereiding en organisatie van de verkiezingen: thesaurie
• Actief deelnemen op de dag van de verkiezingen

• Evenementen beheer:

• Organisatie en deelname aan plechtigheden (Jubileums, nieuwe inwoners, nieuwe Belgen, Allerheiligen…)
• Zittingssecretaris bij huwelijken

• Financieel beheer:
• Opvolging van de kassa
• Opstelling van bonnen, ordonnantie rekening van derden

• Team beheer:
• Verkeer van de vereiste informatie binnen het team

• Logistiek beheer van de dienst:
• Beheer van de kleine dienst thesaurie

Technische bevoegdheden:

• Goede kennis van de basissoftware in informatica

Gedragscompetenties

• Ontwerpen - Zich ontwikkelen. Ik streef voortdurend naar zelfverbetering. Ik beschouw mijn werkomgeving als een bevoorrechte leer- en ontwikkelingsplaats.

• Coördineren/Beheren - Eigen werk structureren. Ik bepaal en organiseer op samenhangende wijze de prioriteiten en de stappen die nodig zijn voor de verwezenlijking van mijn doelstellingen en/of activiteiten.

• Handelen - Professioneel en integer handelen. Ik sta achter de openbare dienstverlening en respecteer er de grote beginselen van. Ik handel met naleving van de goede beroepspraktijken. Ik waak over de voorrang van het algemeen op het individueel belang.

• Handelen - Zich aanpassen. Ik pas mijn gedrag en mijn werkwijze aan de context en aan de personen aan, om efficiënt te kunnen functioneren.

• Wederzijds beïnvloeden - Communiceren. Ik geef mijn mondelinge mededelingen op een wijze die door mijn gesprekspartner kan worden verstaan.

Taal

• Kunnen een gesprek in het Frans en het Nederlands houden en de burgers oriënteren
• De kennis van het Engels een meer

Aanbod

De afdeling is op zoek naar een voltijdse kandidaat voor een vervangingscontract van lange duur dat kan evolueren naar een vast contract.
De basisarbeidstijd is 5 dagen per week van maandag tot vrijdag.
Er zijn regelmatige diensten op donderdagavond en zaterdagochtend als onderdeel van de aanwezigheidsdienst.
Schaalniveau C
Taalpremie voor het behalen van het SELOR-certificaat artikel 8
Maaltijdticket
MIVB-abonnement
Pensioen van de tweede pijler (3%)