Secrétaire d'académie CDR longue durée 21/38ème
La société
La commune est le Pouvoir Organisateur de l’Académie de Musique et des Arts de la Scène, qui relève de l’ESAHR (Enseignement Secondaire Artistique à Horaire Réduit), subventionné par la Communauté française. L’Académie organise des cours dans les 3 domaines suivants : « musique », « arts de la parole et du théâtre » et « danse ». Les cours sont dispensés à +1000 élèves par 56 professeurs du lundi au samedi.
Au sein de l'administration de Watermael-Boitsfort le recrutement est effectué sur base des compétences et des qualités humaines indépendamment de l'âge, du genre, de l'orientation sexuelle, de l'origine ou du handicap.
Fonction
En soutien à la direction, je suis chargé(e) de l’accueil et contribue au bon fonctionnement administratif. J’assure le lien entre tous les différents acteurs de l’Académie. Je coordonne le travail de l’équipe du secrétariat. Je représente la commune en donnant une bonne image et en assurant un service de qualité.
Profil
Titres et /ou expériences requises
C.E.S.S. ou titre de compétence professionnelle correspondant à la fonction
Activités
- Assurer l’accueil
- Accueillir, informer et orienter ;
- Gérer les appels téléphoniques et mails ;
- Prendre note des demandes et les transmettre ;
- Faire le lien entre le corps professoral et les élèves ;
- Assurer la surveillance générale dans les couloirs, cours et locaux.
- Assurer un support administratif
- Rassembler les documents/informations nécessaires à la préparation et au traitement de dossiers ;
- Transmettre les documents au service de l’Enseignement / à la Fédération Wallonie-Bruxelles ;
- Veiller à l’application administrative des décrets et circulaires de la Fédération Wallonie-Bruxelles ;
- Gérer les réinscriptions/inscriptions en juin/septembre et les statistiques en février ;
- Assurer la comptabilité du minerval en lien avec le service de la Recette communale ;
- Préparer les registres de présences et les dossiers pédagogiques des élèves ;
- Rédiger les procès-verbaux du Conseil des études / de l’Assemblée générale ;
- Assurer le secrétariat des jurys ;
- Réaliser les diplômes et certificats / Réaliser les attestations de cursus ;
- Gérer les dossiers des membres du personnel (+/ 55 et 1000 élèves) ;
- Encoder les déclarations d’accidents scolaires et gérer le suivi ;
- Elaborer, rédiger et diffuser documents, programmes, affiches, flyers ;
- Gérer le courrier et les e-mails ;
- Gérer les agendas ;
- Classer et archiver tous les documents et données ;
- Actualiser le site internet.
- Assurer un support logistique
- Gérer les commandes ;
- Gérer la réservation des salles, accords des pianos, instruments, communication, billetterie ;
- Assurer la maintenance de la photocopieuse-scanner ;
- Participer activement au plan d’évacuation.
- Collaborer avec l’équipe
Participer activement aux réunions et aux concerts/spectacles et évaluations (flexibilité horaire et disponibilité en soirée et le week-end).
Compétences comportementales
- Structurer son travail : je définis et organise de manière cohérente les priorités et étapes nécessaires à la réalisation de mes objectifs et/ou activités.
- S’adapter : j’ajuste, modifie mon comportement et ma manière de travailler en fonction du contexte et des personnes, en vue de fonctionner de manière efficiente.
- Travailler orienté résultats : je mets de l’énergie et me montre déterminé(e) à réaliser mes objectifs avec le souci constant de la qualité.
- Gérer ses émotions : je réagis de façon constructive à une situation problématique/une contrainte/une pression ou à une situation que je vis comme telle, afin de poursuivre ma mission.
- Communiquer : j’exprime un message oral de manière à ce que mon interlocuteur(trice) le comprenne.
Compétences Techniques
Réglementations / Législations
Circulaires de la FWB relatives à l’ESAHR
Méthodologies / Procédures internes
Règlements d’ordre intérieur
Procédures internes
Méthode de classement et d’archivage
Aptitudes techniques
Technique d’accueil
Gestion des comptes (niveau de base)
Applications bureautiques
MS 365, Outlook, Internet
Applications spécifiques
Acaweb, Wordpress, applications métier de la FWB
Techniques d'expression écrite
Techniques de rédaction
Règles d’orthographe et de grammaire
Langue
Cadre unilingue francophone
Offre
Contrat de remplacement longue durée
Barème Niveau C
Titres repas
Abonnement STIB - Remboursement SNCB - prime vélo
2ème pilier
Régime de congés du secteur public
Horaire théorique :
21 heures semaine
Horaire sur le terrain
- Durant l’année scolaire : 25h/semaine (lundi-mardi-jeudi-vendredi) - Travail en après-midi et soirée et parfois le week-end
- Congés annuels et extralégaux à prendre durant les congés scolaires automne – hiver – détente - printemps
- Durant les vacances d’été : 5 semaines consécutives mi-juillet / mi-août
Commune de Watermael-Boitsfort / Gemeente Watermaal-Bosvoorde
1 Place Gilsonplein
1170 Brussels
Belgique