Gestionnaire de dossiers-Secrétariat communal (offre expirée)

La société

Au sein de l'administration de Watermael-Boitsfort le recrutement est effectué sur base des compétences et des qualités humaines indépendamment de l'âge, du genre, de l'orientation sexuelle, de l'origine ou du handicap.

Le service du secrétariat prépare, rédige les procès-verbaux, tient les registres des délibérations des réunions du collège et du conseil communal. Il édite le rapport annuel

Il coordonne la mise en place du plan d’urgence et d’intervention communal.

Le service installe les mandataires et gère leurs remplacements.

Fonction

Je collabore au Secrétariat des assemblées (collège et conseil) et gère plus spécifiquement les affaires du collège

Profil

Diplôme requis

Enseignement supérieur de type court et assimilé - Formation en droit administratif souhaitable

Responsabilités

Gestion des affaires du Collège

• Gestion de l’ordre du jour
• Gestion de l’après collège (+ extraits)

Gestion des affaires du conseil communal

• Gestion de l’ordre du jour du Conseil communal
• Expédition de l’ordre du jour, des convocations et des annexes aux conseillers
• Expédition de l’ordre du jour aux habitants et à la presse
• Expédition des convocations et des annexes pour les commissions du Conseil communal
• Permanence en alternance au Conseil communal (prise de note, logistique, pv)
• Gestion de l’après conseil communal
• Mise en page du rapport annuel FR & NL
• Marchés publics - Communication au Conseil des délibérations prises par le Collège
• Rapports d’activité des asbl et intercommunales

Gestion des mandataires communaux

• Gestion et suivi des questions écrites et des demandes spécifiques des membres du Conseil

Site internet communal

• Mise à jour des pages du service du secrétariat (conseil communal, Questions écrites, motions, jetons de présence, etc…)

Support administratif et logistique du service

• Réalisation de badges, de cartes de visites, de cartes diverses, … pour les membres de l’administration.
• Tenue des registres (affichage, archives Collège et Conseil)
• Affichage des enquêtes publiques, des règlements (avis de publication), des arrêtés et ordonnances du conseil et du Bourgmestre.
• Classement divers
• Relais de la commune auprès du CIRB concernant le logiciel BOS + mise à jour des données des utilisateurs

Compétences techniques

Bonnes connaissances en informatique

Connaissances en droit administratif.

Compétences comportementales Columbus

• Concevoir - Analyser

J'identifie, étudie et traite de manière critique les différents éléments d’une situation en vue d’en comprendre le contexte / la dynamique / les liens logiques, afin d’apporter un éclairage voire de faire des recommandations.

• Coordonner/Gérer Décider

J'arrête un choix après avoir analysé la situation et détermine les objectifs et le plan d'actions.

• Coordonner/Gérer Structurer son travail

Je définis et organise de manière cohérente les priorités et étapes nécessaires à la réalisation de mes objectifs et/ou activités.

• Agir travailler orienté résultats

Je mets de l’énergie et me montre déterminé à réaliser mes objectifs avec le souci constant de la qualité.

• Interagir construire un réseau

Je noue des liens professionnels avec la personne susceptible de m’aider à atteindre mes objectifs et de créer un résultat à long terme et bénéfique pour toutes les parties.

• Agir avec intégrité et professionalisme

J’ai le sens du service public et en respecte les grands principes. J’agis dans le respect des normes de bonnes pratiques professionnelles. Je veille à la primauté de l’intérêt général sur les intérêts particuliers.

Langue

Bonnes connaissances du néerlandais

Offre

• Contrat de remplacement ;
• Salaire conforme aux barèmes communaux ;
• Horaires flexibles (38h00/semaine) et horaire spécifique en juillet et août ;
• Régime de congés du secteur public (Le congé annuel de vacances est déterminé sur base de l’année en cours et non sur base de l’année précédente.);
• Pension complémentaire (2^ème pilier);
• Remboursement des frais de transport;
• Abonnement STIB,
• Titres repas.